如何在不中断业务的情况下计划办公室搬迁?

2019-11-04 18:40:47 云杰通信 101


搬迁办公室需要大量准备和计划。这可能是一个压力大,复杂且成本高昂的过程,需要足够的时间来实施。如果没有详细计划,公司发展迁移的这段时间可能会对员工和业务成本产生负面影响。

技能教育学原理提供以下技巧:

1.成功的搬迁是90%的计划和10%的交付。

2.每个成功的项目都需要一个过程计划。

3.负责大型办公室搬家是充满挑战的。

4.客户总是对真正需要多少计划才能进行搬迁感到惊讶。

5.在这段时间内,不要让任何人低估您需要了解或计划的内容。

评论者网络首席执行官表示:我以前曾担任过领导网络和电信团队的角色,我还从事灾难恢复业务以及业务连续性,包括作为临时工作空间的物理设施。因此,这意味着我已经监督了几次办公室迁移。

任何公司都不应因办公室搬迁而受到干扰,而不论其行业或公司规模如何。受规模影响的是计划所需的时间以及员工沟通和参与的实际后勤工作。

他补充说:去年,当我们将办公室搬到市中心时,我们采取了几个阶段的措施,以使停机时间为零。首先,我们的办公室租金续签了1个月,因此我们有30天的时间以防万一,同时也给了充足的时间移动所有东西。新的办公地点采用了与旧办公室相同的技术,包括T1线,无线路由器,猫在每张桌子5个连接,电信线路等。这确保了什么“让我们运行”已经到位,使我们能够在波荡中度过。

从销售团队开始,我们在一个周末内转移了所有设备:计算机,电话,传真等。这样,星期一销售团队就可以准确地接回他们周五下班前的电话线路。然后我们在接下来的一个周末调动了团队的其他成员,剩下的两周是确保一切正常进行,这使每个人在过渡期间都安心。成功过渡。

但是,Ellyot的首席营销官兼联合创始人表示:我认为拥有合适的数字架构来应对复杂的办公室移动是第一个起点。如果公司开始采用智能办公,这就是我的观点。并且使用有助于管理远程工作的数字工具和平台,将使办公移动变得更加容易。

要放心地开始新的一章,请查看这份的指南,以确保在足够的时间里一切都准备就绪。

如何在不中断业务的情况下计划办公室搬迁?

选择新站点之前

在为业务活动选择新位置时,新站点不仅应容纳不断增长的劳动力,还应提供顺利过渡所需的基础。选择新站点之前需要考虑的一些因素包括:

有足够的网络服务吗?哪种连接可用?某些服务可能无法使用,或者安装成本非常高且费时?

Hotline IT主管理解在计划办公室搬迁时尽早开始的重要性。他说:“当客户建议我们他们打算搬迁时,我们会请他们为我们提供入围候选地点的清单。一旦入围名单,我们将对每个站点进行技术调查,并根据站点的技术进行排名准备就绪。有时此过程需要几个月的时间,因为客户正在寻找可能无法满足其要求的位置,并且由于缺乏技术基础架构,许多站点都不适合。”

这是Fully Gaming创始人的观点。他说:“请尽快开始。您越早尝试计划具体细节,您就会越早发现问题。您越早注意到这些问题,越好,因为您可以开始对它们进行分类,并且很快,因此在移动一天中,您已经消除了很多路障。”

ACI Inspired Workspaces的初级销售和市场助理补充说:“在开始选择站点之前,最好的秘诀之一就是确保您有合适的办公室装修供应商。一些最合适的办公室装修公司还将提供免费的空间规划和办公室搬迁服务,使您甚至在开始花费大量资金购买办公楼之前,就可以根据自己的需要选择最佳的办公室。”

确认举动

确认要搬家后,您应该做的最重要的事情之一(尤其是对于小型企业而言)是事先准备好新的互联网服务。您应该选择一个小型NBN计划,并建议您至少需要NBN 50计划,以确保您拥有不错的上载速度(NBN 50上最大为20Mbps)如果需要更快的上载,则NBN 100可以提供40Mbps的上载速度。如果您正在处理和共享大文件,则这非常重要。

NBN 50也是确保您具有足够快的连接速度以支持多个文件的一个很好的起点。员工同时使用它。如果您不认为需要最快的速度,那么NBN 50计划目前是最好的选择。

在比较业务计划时,请确保检查特定于业务的内容。一些提供商只是将计划称为“业务就绪”,而没有真正改变其消费产品。其他提供商则包含项目,例如专门的小型企业支持团队,无限上传,客户经理或静态IP地址(如果您有内部服务器,则很有用)。

搬迁前12-6个月

选择新办公室的位置后,下一步就是确定因搬迁而将面临的最大挑战。如果您可以减少办公室搬迁的复杂性,则可以减少出现问题的机会。例如:

如果您有旧式服务器,是否可以在迁移日期之前对其进行虚拟化?

如果您有本地PBX,为什么不考虑迁移到新的VoIP系统,该系统可以在迁移之前嵌入。

在提交之前,应仔细考虑以上初步发现的解决方案,因为延误和其他问题可能会使企业付出高昂的代价。

如果您要将所有IT基础架构过渡到新设备,则需要考虑是否要进行信息传输,或者是否需要对其进行测试,然后再进行任何一种测试可以与您当前的IT基础架构团队协调,因为他们将提供有关转移或要求的更多详细信息。

如果要搬迁现有设备,则需要检查所有有停机或准备工作的操作问题。这包括这将如何影响依赖基础结构的人员或系统,以及如何受到影响。这将需要时间和准备,可能需要通知其他团队,业务部门或员工此搬迁或关闭的影响,并可能需要受影响者的批准。

搬迁前6个月

如果您要搬到需要全面翻修的位置,那么留出足够的时间来安装电缆和连接至关重要。如果新建筑物已经在那里进行其他业务,则可能有一些提供商已经具有可用的连接性。取决于您的业务规模和Internet连接的类型(或者如果您有其他数据服务),激活服务可能需要3个月或更长时间。移动人员和设备时,请确保您的内部IT或外包IT团队已确认所有3个服务在您的新位置都处于活动状态。

“一次又一次,我看到错过了最后期限,人们搬了办公室而没有电话而且没有互联网,他们基本上无法开展业务。”

搬迁前3个月

随着您的发展,建议备份必要的数据以确保平稳过渡。在此阶段,将需要计划并最终确定如何实施此举的细节。

在制定移动阶段的计划时,重要的是要考虑是一次努力还是分阶段进行。您还需要确保在搬迁日期发生时与所有员工进行沟通,并使每个人为潜在的干扰做好准备。

建议所有企业至少在打算搬迁之前至少三个月进行初步调查,而对于大型组织或环境复杂的企业则要进行更长的调查。业务发现新位置无法访问相同质量的互联网,或者安装新连接的时间可能会延长,因此您希望尽早发现这一点。

离搬迁还有1个月

随着时间流逝,让团队做好准备对于顺利搬迁至关重要。在这一点上,让每个人都做一些内务管理也是一个好主意,不仅是他们的办公桌和文件系统,还有他们的计算机,这将有助于清除服务器上所有不必要的文件,因此备份数据更易于实现。 组织数字和物理文件,然后再移动将在您的新办公室设置尽可能高的效率,确保你最小程度减少干扰您的业务运行

离搬家还有2周

只有几周的时间,所有事情都应该在最后搬家的日期如期进行。重要的是要检查新办公室中的所有设置,以提供平稳的过渡,并且在此期间需要备份所有数据,以确保所有内容都安全地存储以便在新位置访问。

在计划搬迁之前,要让公用事业公司知道1至2周。当您想断开互联网和电话服务的连接以及您想断开网络连接时,请记住将计划的搬迁日期告知他们。在新的场所启动新服务。请确保与他们明确说明重新连接的时间是否会延迟或滞后,以免卡住。

大型办公室的搬迁对于任何企业来说都是一个压力期,但是通过有效的计划,您将获得不断壮大的团队的回报。